Rollen und Zugriffe
Organisations- und Provider-Rollen, Berechtigungen, Navigation und Team einladen.
In Orbance steuern Rollen, wer welche Bereiche sieht und bearbeiten darf. Es gibt zwei Ebenen: Organisationsrollen gelten für die gesamte Organisation, Provider-Rollen nur für einzelne Provider (Marken/Mandanten).
Ein Nutzer kann mehrere Rollen gleichzeitig haben – auf Organisations- und auf Provider-Ebene.
Grundprinzip
Organisation – Oberste Einheit. Hier liegen Einstellungen, Abrechnung und organisationsweite Berechtigungen.
Provider – Marke oder Mandant innerhalb der Organisation. Events, Shops und die meisten operativen Daten sind immer einem Provider zugeordnet.
Organisationsmitglied – Nutzer mit mindestens einer Organisationsrolle. Sieht standardmäßig Daten aller Provider der Organisation (je nach Rolle).
Provider-Mitglied ohne Organisationsrolle – Sieht und bearbeitet nur Daten der Provider, denen er zugeordnet ist.
Die Seitenleiste zeigt nur Bereiche, für die du berechtigt bist. Fehlt ein Menüpunkt, fehlt dir die passende Rolle – nicht die Funktion in Orbance.
Organisationsrollen
Diese Rollen vergibst du unter Einstellungen → Mitglieder als organisationsweite Berechtigung:
- Superadministrator – Vollzugriff inkl. Vergabe der Superadmin-Rolle; kann Administrator-Rollen anderer Nutzer entfernen
- Administrator – Vollzugriff auf Organisation, Provider, Billing, Importe, Zahlungen und E-Mail-Einstellungen
- Eventmanager – Events, Venues, Preisstufen, Formular-Vorlagen, Shops und Medien; kein Zugriff auf Buchungen allein mit dieser Rolle
- Teilnehmermanager – Buchungen, Teilnehmer, Ticket-Scanner; Dashboard-Kennzahlen zu Buchungen
- Buchhalter – Angebote, Rechnungen und Zertifikate (nur mit aktivem Billing-Add-on); Dokument-Vorgaben in den Einstellungen
- Mitglieder – Zugriff auf die Mitgliederverwaltung zum Einsehen des Teams; Organisationsrollen vergeben und entfernen können nur Administratoren
Mehrere Organisationsrollen pro Person sind möglich (z. B. Eventmanager und Teilnehmermanager zusammen).
Provider-Rollen
Provider-Rollen schränken den Zugriff auf einen oder mehrere Provider ein. Verfügbar sind:
- Administrator – Vollzugriff für diesen Provider: Events, Buchungen, Provider-Einstellungen, E-Mail-Vorlagen, Analytics, Shops und Medien. Admin ist exklusiv – er lässt sich nicht mit Eventmanager oder Teilnehmermanager für denselben Provider kombinieren
- Eventmanager – Events, Venues, Formular-Vorlagen, Shops und Medien für den zugewiesenen Provider
- Teilnehmermanager – Buchungen, Teilnehmer und Ticket-Scanner für den zugewiesenen Provider
Ein Nutzer kann für Provider A Eventmanager und für Provider B Teilnehmermanager sein.
Provider-Administratoren können Teammitglieder nur für ihre Provider einladen – keine Organisationsrollen.
Wichtige Unterschiede
Events ≠ Buchungen. Wer Events pflegt (Eventmanager), sieht nicht automatisch Buchungen und Teilnehmer. Dafür brauchst du Teilnehmermanager oder Administrator – auf Organisations- oder Provider-Ebene.
Dokumente nur auf Organisationsebene. Angebote, Rechnungen und Zertifikate sind ausschließlich über Organisationsrollen (Administrator, Superadministrator, Buchhalter) erreichbar – nicht über Provider-Rollen.
Analytics nur für Admins. Auswertungen unter Analytics sehen Organisations- und Provider-Administratoren. Provider-Administratoren sehen nur Daten ihrer Provider.
Ticket-Scanner. Zugänglich für Teilnehmermanager und Administratoren (Organisation oder Provider). Eventmanager ohne Teilnehmer-Berechtigung werden auf der Scanner-Seite abgewiesen.
Datensicht nach Provider
Hast du eine Organisationsrolle (z. B. Eventmanager), gelten deine Rechte für alle Provider der Organisation.
Hast du nur Provider-Rollen ohne Organisationsrolle, filtert Orbance Listen automatisch:
- Event-Übersicht – nur Events deiner Provider
- Buchungen – nur Buchungen zu Events dieser Provider
- Dashboard – Kennzahlen und Widgets nur für deine Provider
- Analytics – nur als Provider-Administrator, ebenfalls provider-gefiltert
In Filtern (Events, Buchungen) kannst du innerhalb deines sichtbaren Bereichs weiter eingrenzen.
Dokumente und Billing-Add-on
Angebote, Rechnungen und Zertifikate erfordern das Billing-Add-on der Organisation. Ohne Add-on erscheinen Dokumente weder in der Seitenleiste noch in den Einstellungen – unabhängig von der Rolle.
Mit aktivem Add-on steuert die Rolle Buchhalter (oder Administrator) den Zugriff auf Erstellung, Vorlagen und Historie.
Mitglieder einladen und verwalten
Unter Einstellungen → Mitglieder siehst du alle Nutzer, ihre Rollen und offene Einladungen.
Wer darf einladen?
- Organisations-Administratoren – für die gesamte Organisation und alle Provider
- Provider-Administratoren – nur für Provider, die sie verwalten
Einladung erstellen: E-Mail-Adresse eingeben, Organisationsrolle und/oder Provider-Rollen wählen, Einladung senden. Der Link ist 14 Tage gültig.
Organisationsrollen bei Einladung: Administrator, Eventmanager, Teilnehmermanager, Buchhalter. Superadministrator nur durch einen bestehenden Superadministrator. Die Rolle Mitglieder wird nachträglich von Administratoren zugewiesen.
Rollen bearbeiten: Nur Organisations-Administratoren ändern organisationsweite Rollen. Provider-Administratoren verwalten Provider-Zuordnungen für ihre Mandanten. Du kannst deine eigene Administrator-Berechtigung nicht selbst entfernen.
Die Anzahl aktiver Mitglieder kann durch deinen Plattform-Plan begrenzt sein – Hinweise erscheinen beim Einladen.
Typische Rollenkombinationen
- Geschäftsführung / IT – Administrator oder Superadministrator (Organisation)
- Event-Team (alles) – Eventmanager + Teilnehmermanager (Organisation) oder Provider-Administrator für einen Mandanten
- Nur Programmplanung – Eventmanager (Org oder Provider), ohne Buchungszugriff
- Einlass / Support – Teilnehmermanager + Ticket-Scanner
- Buchhaltung – Buchhalter (Organisation) mit Billing-Add-on
- Externer Veranstalter – Provider-Administrator oder Provider-Eventmanager nur für einen Provider
- HR / Team-Übersicht – Rolle Mitglieder, ergänzt durch Administrator für Einladungen
Bei Unsicherheit starte mit der kleinsten Rolle, die den Aufgabenbereich abdeckt – nachträglich erweitern ist jederzeit möglich.