Dokumente
Standardwerte, Nummernformate, Ticket-PDF, Wallet-Pässe und fortlaufende Nummern.
Unter Einstellungen → Dokumente legst du organisationsweite Vorgaben für Angebote, Rechnungen, Zertifikate und Ticket-PDFs fest.
Die Seite ist in aufklappbare Bereiche gegliedert. Unten speicherst du alle Änderungen mit einem Klick.
Standardwerte
Automatisierung bei Events – Schalter für neue Events:
- Automatische Angebotserstellung – bei Buchungen auf Anfrage wird nach Eingang automatisch ein Angebot erstellt
- Automatische Rechnungserstellung – bei Direktbuchungen nach der Buchung; bei Anfragen nach Annahme des Angebots
Pro Event kannst du diese Optionen in den Event-Einstellungen überschreiben.
Standard-Vorlagen – Tabs für Angebote, Rechnungen und Zertifikate:
- Bereich wählen (Organisation oder Provider)
- Standard-Template aus der Liste zuweisen
Beim Erstellen neuer Belege wird die passende Vorlage vorausgewählt.
Nummernformate
Lege fest, wie Orbance Angebots- und Rechnungsnummern automatisch vergibt.
Wechsle zwischen den Tabs Angebote und Rechnungen. Im Format-String nutzt du Platzhalter wie Jahr (YYYY), Monat (MM), Tag (DD) und fortlaufende Zähler (COUNTER).
- Rechnungen – COUNTER ist Pflicht (GoBD-konforme fortlaufende Nummerierung)
- Angebote – COUNTER oder Kombination aus MS (Millisekunden) und RND4
Klicke auf Platzhalter in der Liste, um sie ins Format einzufügen. Eine Vorschau zeigt ein Beispiel. Beispielformate findest du im Dialog unter dem Editor.
Ticket-PDF
Branding für automatisch erzeugte Ticket-PDFs:
- Logo oben links – aus der Mediathek
- Logo im Ticket – in der farbigen Leiste oben auf dem Ticket
- Schriftart – wie im Ticketshop verfügbar (Standard: Plus Jakarta Sans)
Die Leistenfarbe kommt aus der Primärfarbe in den Organisationseinstellungen.
Wallet-Pässe
Einstellungen für Apple Wallet und Google Wallet pro Provider:
- Provider auswählen
- Hintergrundfarbe – optional; sonst gilt die Organisations-Primärfarbe
- Logo – aus der Mediathek für den Wallet-Pass
Fortlaufende Nummern
Übersicht zum aktuellen Zählerstand:
- Rechnungen – letzter vergebener Endzähler und nächster Wert
- Angebote – ebenfalls fortlaufend zur internen Nachverfolgung
Hinweise zur Nachvollziehbarkeit: einheitliches Format beibehalten, Korrekturen per Storno/Gutschrift statt Löschen, Belege archivieren. Keine Rechts- oder Steuerberatung – bei Fragen deinen Steuerberater konsultieren.
Speichern
Alle Bereiche speicherst du gemeinsam mit dem Button Speichern unten auf der Seite. Bei Validierungsfehlern (z. B. fehlender COUNTER bei Rechnungen) erscheint ein Hinweis am betroffenen Feld.
Berechtigungen
Zugriff haben Organisations-Administratoren, Superadministratoren und Buchhalter – mit aktivem Billing-Add-on. Provider-Rollen haben keinen Zugriff auf Dokumenteinstellungen.