E-Mails
SMTP-Profile für Organisation und Provider – Versand, Priorität und Verbindungstest.
Unter Einstellungen → E-Mails legst du fest, über welchen SMTP-Server Orbance System-E-Mails versendet – für die gesamte Organisation oder einzelne Provider.
Der Inhalt der E-Mails (HTML-Vorlagen) wird separat unter Vorlagen → E-Mails bearbeitet.
Bereich wählen
Oben wählst du den Bereich, für den die SMTP-Einstellungen gelten:
- Organisation – Fallback für alle Provider ohne eigenes SMTP-Profil
- Provider – nur für den gewählten Provider; hat Vorrang vor Organisationseinstellungen
Organisations-Administratoren sehen alle Provider. Provider-Administratoren sehen nur ihre zugewiesenen Provider.
Priorität beim Versand
Orbance wählt beim Versand automatisch die passende SMTP-Konfiguration:
- Provider-Einstellungen – wenn für den betroffenen Provider ein aktives Profil existiert
- Organisations-Einstellungen – wenn kein Provider-Profil aktiv ist
- Orbance-Standard – wenn weder Provider noch Organisation ein aktives Profil haben
SMTP-Profile
Pro Bereich kannst du mehrere SMTP-Profile anlegen. In der Liste siehst du Name, Host, Port, Benutzer, Absender-E-Mail und ob ein Profil Aktiv ist.
Über Bearbeiten passt du ein Profil an, über das Papierkorb-Symbol löschst du es. Mit Neue SMTP-Einstellungen legst du ein weiteres Profil an.
Profil anlegen oder bearbeiten
Pflichtfelder sind mit * markiert:
- Name – z. B. „Production“ oder „Newsletter“ (optional, zur Unterscheidung)
- Host * – SMTP-Server, z. B. smtp.example.com
- Port * – üblicherweise 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL)
- Benutzer * – SMTP-Anmeldename
- Passwort * – beim Anlegen Pflicht; beim Bearbeiten leer lassen, um das bestehende Passwort zu behalten
- Absendername – Anzeigename des Absenders (optional)
- Absender-E-Mail – From-Adresse (optional, sollte zum SMTP-Konto passen)
- Beschreibung – interne Notiz (optional)
- Verschlüsselt (SSL/TLS) – je nach Anbieter aktivieren
Mit Speichern übernimmst du die Änderungen, mit Abbrechen verwirfst du sie.
Verbindung testen
Bevor ein Profil aktiviert wird, prüft Orbance die SMTP-Verbindung. Nutze den Button Verbindung testen, um Host, Port, Zugangsdaten und Verschlüsselung zu prüfen.
Bei Fehlern erscheint eine Fehlermeldung – korrigiere die Angaben und teste erneut. Beim Bearbeiten ohne neues Passwort kann der Test übersprungen werden, wenn das gespeicherte Passwort unverändert bleibt.
Aktivieren
Der Schalter Aktiv markiert das Profil, das Orbance für den gewählten Bereich nutzen soll. Pro Bereich (Organisation oder Provider) kann nur ein Profil aktiv sein – beim Aktivieren eines Profils werden andere im selben Bereich automatisch deaktiviert.
Beim Einschalten von Aktiv wird die Verbindung automatisch getestet. Schlägt der Test fehl, bleibt das Profil inaktiv.
Ohne aktives eigenes Profil greift die nächste Prioritätsstufe (Organisation oder Orbance-Standard).
E-Mail-Inhalte
SMTP legt fest, wie E-Mails versendet werden. Was in der E-Mail steht, konfigurierst du unter Vorlagen → E-Mails – siehe Anleitung E-Mail-Vorlagen.
Berechtigungen
Zugriff haben Organisations-Administratoren und Superadministratoren sowie Provider-Administratoren für ihre zugewiesenen Provider.