Orbance

Unter Dokumente → Angebote erstellst du professionelle Angebote als PDF – mit Kundendaten, Positionen, MwSt. und Firmen-Branding aus einer Vorlage.

Die drei Tabs Übersicht, Erstellen und Vorlagen decken den kompletten Angebots-Workflow ab.

Voraussetzungen

Angebote sind Teil des Billing-Add-ons. Ohne aktives Add-on siehst du einen Hinweis zur Buchung unter Abrechnung und Abos.

Du brauchst mindestens einen Provider und mindestens eine Angebotsvorlage, die dem Provider zugeordnet ist. Standard-Vorlagen legst du unter Einstellungen → Dokumente fest.

Tabs: Übersicht, Erstellen, Vorlagen

Erstellen ist der Generator für neue Angebote. Übersicht listet alle Angebote mit Suche, Filter und Aktionen. Unter Vorlagen legst du das Layout an (Logo, Firmendaten, IBAN, Farben, Textbausteine).

Aufbau – Angebot erstellen

Die Seite Angebot erstellen ist in drei aufklappbare Bereiche gegliedert:

Allgemeine Angaben – Kunde, Gültigkeit, Provider, Vorlage, MwSt.
Angebotspositionen – Leistungen und Summenberechnung
Vorschau – Darstellung wie im späteren PDF

Unten findest du Entwurf speichern und Angebot ausstellen.

Kundendaten

Im linken Teil der Allgemeinen Angaben trägst du den Empfänger ein:

Firmenname / Name * – Kunde oder Ansprechpartner
Adresse * – Straße und Hausnummer
PLZ / Ort * – Postleitzahl und Stadt
Land – Auswahl über Länderliste (Standard: Deutschland)

Angebotsdetails

Im rechten Teil konfigurierst du das Angebot selbst:

Gültig bis – Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist (Standard: 30 Tage ab heute); muss in der Zukunft liegen
Datumsformat – Darstellung von Angebots- und Gültigkeitsdatum im PDF (z. B. Deutschland TT.MM.JJJJ, USA, Großbritannien, Schweiz)
Provider * – bestimmt, welche Vorlagen verfügbar sind; bei nur einem Provider wird er automatisch vorausgewählt
Template auswählen * – Angebotsvorlage mit Logo, Firmendaten und Bankverbindung; ohne Provider ist die Auswahl gesperrt. Orbance wählt die Standard-Vorlage des Providers vor, falls konfiguriert
MwSt.-Satz – 19 %, 0 %, Kleinunternehmer (§19 UStG – Hinweis statt Umsatzsteuer) oder benutzerdefinierter Satz in Prozent

Der Standard-Steuersatz der Organisation wird beim Öffnen übernommen, sofern du noch nichts geändert hast.

IBAN, BIC und Zahlungshinweise im PDF kommen aus der gewählten Vorlage.

Angebotspositionen

Mindestens eine Position ist Pflicht. Pro Zeile gibst du ein:

Beschreibung * – Leistung oder Artikel
Menge * – ganze Zahl, mindestens 1
Einzelpreis * – Nettopreis in Euro (0 ist erlaubt)

Die Spalte Gesamt zeigt Menge × Einzelpreis. Mit dem Papierkorb entfernst du Zeilen; mindestens eine Position muss bleiben.

Position hinzufügen erweitert die Tabelle. Darunter siehst du die Summen:

Nettobetrag – Summe aller Positionen
Umsatzsteuer – nach gewähltem MwSt.-Satz (entfällt bei Kleinunternehmer)
Angebotssumme – Bruttobetrag

Vorschau

Der Bereich Vorschau zeigt das Angebot mit Template-Farben, Logo, Kundendaten, Positionstabelle, Summen und Zahlungsinformationen – so wie es im PDF erscheint.

Sind Pflichtfelder noch offen, listet Orbance die fehlenden Angaben statt der Vorschau. Erst wenn alles vollständig ist, wird die Live-Vorschau gerendert.

Die Referenznummer in der Vorschau ist die nächste Nummer laut Nummernformat – sie wird erst beim Ausstellen endgültig vergeben.

Entwurf speichern & Angebot ausstellen

Beide Buttons sind erst aktiv, wenn Provider, Vorlage und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Entwurf speichern – speichert das Angebot in der Datenbank ohne Referenznummer und ohne PDF-Download. Du findest es in der Übersicht mit Status Entwurf und kannst es dort später mit Ausstellen finalisieren.

Angebot ausstellen – vergibt eine Referenznummer, speichert das Angebot und startet den PDF-Download. Der Status wechselt auf Ausstehend.

Bei doppelter Referenznummer (selten, z. B. parallele Ausstellung) erscheint ein Hinweis – einfach erneut ausstellen.

Referenznummern

Das Format für Angebotsnummern konfigurierst du unter Einstellungen → Dokumente → Nummernformate. Platzhalter wie Jahr, Monat und Zähler steuern den Aufbau; eine Vorschau zeigt ein Beispiel.

Im Gegensatz zu Rechnungen ist die fortlaufende Nummerierung bei Angeboten flexibler – Orbance vergibt trotzdem eindeutige Referenznummern zur internen Nachverfolgung.

Angebotsübersicht

Tab Übersicht listet alle Angebote der Organisation in einer Tabelle:

Referenznummer – bei Entwürfen grau ohne Nummer
Kunde, Betrag (Brutto), Status, Erstellt, Gültig bis, Beschreibung, Provider

Spaltenüberschriften sind sortierbar. Oben durchsuchst du nach Referenznummer, Kunde oder Beschreibung.

Filter – nach Provider, Erstellungsdatum (von/bis), Gültigkeitsdatum (von/bis) und Kunde. Filter zurücksetzen setzt alles zurück.

Status in der Übersicht:

Entwurf – gespeichert, noch nicht ausgestellt
Ausstehend – ausgestellt, noch offen
Abgelaufen – Gültigkeitsdatum überschritten (wird bei ausstehenden Angeboten automatisch angezeigt)
Angenommen, Abgelehnt, Versendet – je nach Workflow

Über das Menü (⋮) pro Zeile:

Bei Entwurf: Ausstellen (PDF + Referenznummer), ggf. Buchung anzeigen
Bei ausgestellten Angeboten: Anzeigen (PDF im Browser), Herunterladen, ggf. Buchung anzeigen

Automatisch erzeugte Angebote aus Buchungen auf Anfrage erscheinen ebenfalls hier und können mit der verknüpften Buchung geöffnet werden.

Angebotsvorlagen

Tab Vorlagen verwaltet das Erscheinungsbild deiner Angebote. Pro Vorlage legst du fest:

Name und optional Standard-Vorlage für einen Provider
Firmeninformationen – Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, Steuernummer/USt-IdNr.
Logo – aus der Mediathek
Farben – Primär- und Akzentfarbe für Kopf und Fußbereich
Bankverbindung – Bank, IBAN, BIC, Zahlungsbedingungen
Angebots-Texte – Verkaufsbotschaft, Gültigkeitsbedingungen, Call-to-Action

Neue Vorlagen legst du mit Neue Vorlage an; bestehende bearbeitest du über das Aktionsmenü. Vorlagen können einem Provider zugeordnet werden – nur passende Vorlagen erscheinen beim Erstellen.

Standard-Vorlagen pro Provider oder Organisation setzt du zusätzlich unter Einstellungen → Dokumente.

Automatische Angebote bei Events

Bei Events vom Typ Buchung auf Anfrage kannst du Automatische Angebotserstellung aktivieren (Event-Editor oder organisationsweit unter Dokumente-Einstellungen). Nach Eingang einer Anfrage erstellt Orbance automatisch ein Angebot – sichtbar in der Angebotsübersicht und verknüpft mit der Buchung.

Voraussetzung: Billing-Add-on und eine passende Angebotsvorlage für den Event-Provider.

Berechtigungen

Angebote erstellen und verwalten dürfen Organisations-Administratoren, Superadministratoren, Eventmanager und Buchhalter. Provider-Rollen sehen nur Angebote ihrer zugeordneten Provider.

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