Orbance

Unter Dokumente → Rechnungen erstellst du Rechnungen als PDF – mit Kundendaten, Leistungsdatum, Positionen, MwSt. und Firmen-Branding aus einer Vorlage.

Der Ablauf ist dem bei Angeboten sehr ähnlich; Rechnungen haben zusätzlich ein Leistungsdatum und unterliegen strengeren Regeln für die Rechnungsnummer.

Voraussetzungen

Rechnungen sind Teil des Billing-Add-ons. Ohne aktives Add-on siehst du einen Hinweis zur Buchung unter Einstellungen → Abrechnung.

Du brauchst mindestens einen Provider und mindestens eine aktive Rechnungsvorlage für diesen Provider. Standard-Vorlagen legst du unter Einstellungen → Dokumente fest.

Das Rechnungsnummernformat muss einen fortlaufenden Zähler (COUNTER) enthalten – das konfigurierst du ebenfalls unter Dokumente-Einstellungen, bevor du die erste Rechnung ausstellst.

Tabs: Übersicht, Erstellen, Vorlagen

Erstellen ist der Generator für neue Rechnungen. Übersicht listet alle Rechnungen mit Suche, Filter und Aktionen. Unter Vorlagen legst du Layout, Firmendaten, Bankverbindung und optional PDF-Briefpapier fest.

Aufbau – Rechnung erstellen

Die Seite Rechnung erstellen ist in drei aufklappbare Bereiche gegliedert:

Allgemeine Angaben – Kunde, Leistungsdatum, Provider, Vorlage, MwSt.
Rechnungspositionen – Leistungen und Summenberechnung
Vorschau – Darstellung wie im späteren PDF

Unten findest du Entwurf speichern und Rechnung ausstellen.

Kundendaten

Im linken Teil der Allgemeinen Angaben trägst du den Rechnungsempfänger ein:

Firmenname / Name * – Kunde oder Ansprechpartner
Adresse * – Straße und Hausnummer
PLZ / Ort * – Postleitzahl und Stadt
Land – Auswahl über Länderliste (Standard: Deutschland)

Rechnungsdetails

Im rechten Teil konfigurierst du die Rechnung:

Leistungsdatum – Datum der erbrachten Leistung (Standard: heute); erscheint auf der Rechnung neben Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Datumsformat – Darstellung von Rechnungs- und Leistungsdatum im PDF (z. B. Deutschland TT.MM.JJJJ, USA, Großbritannien, Schweiz)
Provider * – bestimmt verfügbare Vorlagen; bei nur einem Provider wird er automatisch vorausgewählt
Template auswählen * – Rechnungsvorlage mit Logo, Firmendaten und Bankverbindung; ohne Provider gesperrt. Orbance wählt die Standard-Vorlage des Providers vor, falls konfiguriert
MwSt.-Satz – 19 %, 0 %, Kleinunternehmer (§19 UStG – Hinweis statt Umsatzsteuer) oder benutzerdefinierter Satz in Prozent

Der Standard-Steuersatz der Organisation wird beim Öffnen übernommen, sofern du noch nichts geändert hast.

IBAN, BIC und Zahlungshinweise im PDF kommen aus der gewählten Vorlage.

Rechnungspositionen

Mindestens eine Position ist Pflicht. Pro Zeile gibst du ein:

Beschreibung * – Leistung oder Artikel
Menge * – ganze Zahl, mindestens 1
Einzelpreis * – Nettopreis in Euro (0 ist erlaubt)

Die Spalte Gesamt zeigt Menge × Einzelpreis. Mit dem Papierkorb entfernst du Zeilen; mindestens eine Position muss bleiben.

Position hinzufügen erweitert die Tabelle. Darunter siehst du:

Nettobetrag – Summe aller Positionen
Umsatzsteuer – nach gewähltem MwSt.-Satz (entfällt bei Kleinunternehmer)
Rechnungsbetrag – Bruttobetrag

Vorschau

Der Bereich Vorschau zeigt die Rechnung mit Template-Farben, Logo, Empfänger, Positionstabelle, Summen und Zahlungsinformationen.

Sind Pflichtfelder noch offen, listet Orbance die fehlenden Angaben statt der Vorschau.

Die Rechnungsnummer in der Vorschau ist die nächste Nummer laut Nummernformat – sie wird erst beim Ausstellen endgültig vergeben.

Entwurf speichern & Rechnung ausstellen

Beide Buttons sind erst aktiv, wenn Provider, Vorlage und alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Entwurf speichern – speichert die Rechnung ohne Rechnungsnummer und ohne PDF-Download. Status: Entwurf. In der Übersicht kannst du Entwürfe ansehen, fertigstellen oder löschen.

Rechnung ausstellen – vergibt eine fortlaufende Rechnungsnummer, speichert die Rechnung mit Status Ausstehend und startet den PDF-Download.

Ausgestellte Rechnungen sind buchhalterisch relevant – ändere Inhalte nachträglich nicht manuell, sondern storniere bei Bedarf (siehe unten).

Rechnungsnummern (GoBD)

Das Format für Rechnungsnummern konfigurierst du unter Einstellungen → Dokumente → Nummernformate (Tab Rechnungen).

Anders als bei Angeboten ist bei Rechnungen ein fortlaufender Zähler COUNTER Pflicht – Orbance vergibt Nummern zentral ohne Lücken und Doppelvergabe. Platzhalter für Jahr, Monat und Tag ergänzen das Format; eine Vorschau zeigt ein Beispiel.

Unter Fortlaufende Nummern in den Dokumente-Einstellungen siehst du den aktuellen Zählerstand.

Rechnungsübersicht

Tab Übersicht listet alle Rechnungen in einer Tabelle:

Rechnungsnummer – bei Entwürfen grau ohne Nummer
Kunde, Betrag (Brutto), Status, Erstellt, Leistungsdatum, Beschreibung, Provider

Spaltenüberschriften sind sortierbar. Oben durchsuchst du nach Rechnungsnummer, Kunde oder Beschreibung.

Filter – nach Provider, Erstellungsdatum (von/bis), Leistungsdatum (von/bis) und Kunde.

Status in der Übersicht:

Entwurf – gespeichert, noch nicht ausgestellt
Ausstehend – ausgestellt, Zahlung offen
Bezahlt – als beglichen markiert (z. B. durch Zahlungsabgleich)
Überfällig – Zahlungsfrist überschritten
Versendet – Rechnung wurde versendet
Storniert – Originalrechnung aufgehoben

Über das Menü (⋮) pro Zeile:

Bei Entwurf: Vorschau, Fertigstellen (Nummer + PDF), Löschen, ggf. Buchung anzeigen
Bei ausgestellten Rechnungen: Anzeigen, Herunterladen, ggf. Buchung anzeigen, ggf. Stornieren

Automatisch erzeugte Rechnungen aus Buchungen erscheinen ebenfalls hier und sind mit der Buchung verknüpft.

Stornierung

Ausgestellte Rechnungen (außer bereits stornierte oder bezahlte) kannst du über Stornieren im Aktionsmenü aufheben.

Orbance erstellt dabei automatisch eine Stornorechnung und kennzeichnet die Originalrechnung als Storniert. So bleibt die Nummernkette nachvollziehbar.

Entwürfe stornierst du nicht – du löschst sie direkt, solange noch keine Rechnungsnummer vergeben wurde.

Rechnungsvorlagen

Tab Vorlagen verwaltet das Erscheinungsbild deiner Rechnungen. Pro Vorlage legst du fest:

Name und optional Standard-Template für einen Provider
Firmeninformationen – Name, Adresse, Telefon, E-Mail, Website, Steuernummer/USt-IdNr.; optional Daten aus Provider übernehmen
Logo – aus der Mediathek
Design – Primär- und Akzentfarbe, Schriftart, Layout-Stil
Bankverbindung & Zahlungsbedingungen – Bank, IBAN, BIC, Zahlungsziel in Tagen
PDF-Briefpapier – optional eigenes Briefpapier-PDF aus der Mediathek statt Standard-Layout; Ränder und Seitengröße anpassbar

Neue Vorlagen legst du mit Neue Vorlage an. Inaktive Vorlagen erscheinen nicht beim Erstellen.

Standard-Vorlagen pro Provider oder Organisation setzt du zusätzlich unter Einstellungen → Dokumente.

Automatische Rechnungen bei Events

Bei Events kannst du Automatische Rechnungserstellung aktivieren (Event-Editor unter Weitere Buchungsoptionen oder organisationsweit unter Dokumente-Einstellungen):

Sofortbuchung – Rechnung nach abgeschlossener Buchung (bei kostenpflichtigen Tickets und aktivem Billing-Add-on)
Buchung auf Anfrage – Rechnung nach Annahme des Angebots durch den Kunden

Automatisch erzeugte Rechnungen erscheinen in der Rechnungsübersicht und sind mit der Buchung verknüpft. Voraussetzung: passende Rechnungsvorlage für den Event-Provider.

Berechtigungen

Rechnungen erstellen und verwalten dürfen Organisations-Administratoren, Superadministratoren, Eventmanager und Buchhalter. Provider-Rollen sehen nur Rechnungen ihrer zugeordneten Provider.

Rechnungen erstellen

Navigation