Event-Kostenerfassung
Einnahmen aus Buchungen, manuelle Kosten, Verteilung und Auswertung pro Event (ab Plan Space).
Mit der Kostenerfassung erfasst du pro Event Einnahmen aus Buchungen und manuelle Kostenzeilen – und siehst auf einen Blick Gewinn oder Verlust, verteilt auf Einheiten und Personen.
Alle Beträge sind Bruttopreise. Einnahmen werden automatisch aus den Buchungen berechnet; Kosten trägst du selbst ein.
Voraussetzungen
Die Kostenerfassung ist ab dem Plattform-Plan Orbance Space (oder höher) verfügbar – Details in Abrechnung und Abos.
Ohne passenden Plan erscheint ein Hinweis mit Upgrade-Option (für Administratoren) statt der Kostentabelle.
Die Gruppe Kosten erscheint nur, wenn die Funktion für deine Organisation aktiv ist (Plan Space oder höher).
Überblick
Die Seite gliedert sich in drei Bereiche:
- Filter – Einnahmen-Modus, Buchungsbasis und Anzahl Einheiten/Personen
- Kostentabelle – automatische Einnahmenzeile plus manuelle Kostenzeilen
- Auswertung – drei Tabellen: Gesamt, nach Einheit und nach Person
Die erste Zeile Einnahmen ist automatisch und wird aus Buchungen berechnet – sie lässt sich nicht löschen.
Einnahmen & Buchungsbasis
Einnahmen – welcher Betrag als Einnahme zählt:
- Gebucht (Brutto) – Summe der Buchungsbeträge aller nicht stornierten Buchungen (laut Buchungsbasis)
- Bereits bezahlt – nur tatsächliche Zahlungseingänge abzüglich Erstattungen, inkl. Rabatte
Buchungsbasis – welche Buchungen für Einnahmen und für die Zählung von Einheiten/Personen gelten:
- Alle nicht stornierten Buchungen
- Nur bestätigt / teilgenommen
Rechts daneben siehst du die aktuelle Basis: X Einheiten · Y Personen – berechnet aus Tickets und Preisstufen (Personen pro Einheit).
Im Modus Gebucht (Brutto) zeigt die Gesamt-Auswertung zusätzlich Offen (Forderungen) – die Differenz zwischen gebuchtem und bereits bezahltem Betrag.
Kostentabelle
Spalten der Tabelle:
- Bezeichnung – Name der Kostenposition
- Betrag (Brutto) – eingegebener Einzel- oder Pauschalbetrag
- Verteilung – wie der Betrag auf Einheiten/Personen gerechnet wird (siehe unten)
- Einheiten / Personen – optional überschreiben; leer = auto aus der Buchungsbasis
- Summe – aufgerechneter Gesamtbetrag der Zeile
Über Kostenzeile hinzufügen legst du manuelle Zeilen an. Mit dem Papierkorb-Icon löschst du eine Zeile – bei bereits ausgefüllten Zeilen erscheint eine Bestätigung.
Tab und Enter springen zwischen den Eingabefeldern der manuellen Zeilen.
Verteilung
Pro Kostenzeile wählst du, wie der Betrag multipliziert wird:
- Gesamt (unabhängig) – der Betrag zählt einmal (z. B. Pauschalhonorar)
- Pro Einheit – Betrag × Anzahl Einheiten (z. B. Zimmer)
- Pro Person – Betrag × Anzahl Personen gesamt
- Pro Einheit und Person – Betrag × Einheiten × Personen pro Einheit (z. B. 50 € × 10 Zimmer × 2 Gäste = 1.000 €)
Bei Pro Person bezieht sich die Personen-Spalte auf die Gesamtpersonen des Events. Bei Pro Einheit und Person ist sie Personen pro Einheit (z. B. 2 im Doppelzimmer) – nicht die Gesamtpersonenzahl.
Einheiten & Personen
Die Basiswerte stammen aus den Tickets des Events – unter Berücksichtigung von „Personen pro Einheit“ an den Preisstufen und der gewählten Buchungsbasis.
In der Tabelle übernimmt auto diese Werte. Du kannst Einheiten und Personen pro Zeile manuell überschreiben, wenn die automatische Zählung nicht passt.
Auswertung
Unter der Tabelle zeigen drei Karten die Ergebnisse:
- Gesamt – Einnahmen (aktiver Modus), Summe aller Kostenzeilen, Ergebnis (Einnahmen minus Kosten), ggf. Offen (Forderungen)
- Nach Einheit – durchschnittliche Kosten pro Einheit (Basis: Anzahl Einheiten)
- Nach Person – durchschnittliche Kosten pro Person (Basis: Anzahl Personen)
Feste Gesamtkosten mit Verteilung Gesamt (unabhängig) fließen nur in die Gesamt-Summe ein, nicht in die Durchschnittswerte pro Einheit/Person.
CSV exportieren
Mit CSV exportieren lädst du Bezeichnungen, Beträge, Verteilung, aufgerechnete Summen und die Auswertungswerte als CSV-Datei herunter – Dateiname mit Event-Kurz-ID.
Speichern
Änderungen an Filtern und Kostenzeilen werden automatisch gespeichert. Während des Speicherns erscheint oben Speichern ….
Einstellungen (Einnahmen-Modus, Buchungsbasis) und Kostenzeilen gelten pro Event.
Berechtigungen
Der Bereich ist für Nutzer mit Event-Zugriff sichtbar – Organisations-Administratoren, Eventmanager oder Provider-Eventmanager für das jeweilige Event.
Details zu Rollen findest du unter Rollen und Zugriffe.