Orbance

Orbance bietet mehrere Wege, wie Teilnehmer ihre Tickets erhalten und am Einlass vorzeigen – als E-Ticket mit QR-Code, als PDF oder im Apple/Google Wallet.

Du aktivierst die Formate pro Preisstufe im Event-Editor; Branding für PDF und Wallet legst du zentral in den Dokumente-Einstellungen fest.

Überblick

Drei Auslieferungsformen, die sich kombinieren lassen:

E-Ticket – QR-Code in der Buchungsansicht im Ticketshop; scannbar am Einlass, einmal entwertbar
PDF-Ticket – automatisch erzeugtes PDF mit QR-Code; Versand per E-Mail und Download in der Buchungsansicht
Wallet-Pass – Zusatz zu E-Tickets: Teilnehmer können den Pass in Apple Wallet oder Google Wallet speichern (sofern konfiguriert)

Ohne aktiviertes E-Ticket oder PDF gibt es für eine Preisstufe keinen QR-Code und keinen Ticket-PDF-Versand – die Buchung existiert trotzdem in Orbance.

Konfiguration pro Preisstufe

Im Event-Editor unter Programm & Tickets klickst du an einer Preisstufe auf Tickets. Im Dialog stellst du ein:

E-Ticket aktivieren – QR-Code für Teilnehmer und Einlasskontrolle
PDF-Ticket – PDF-Erzeugung und Versand per Dokumentenbenachrichtigung
PDF-Vorschau – Test-PDF für diese Stufe (neuer Tab oder Download), bevor du veröffentlichst
Freischaltung – wann QR und PDF verfügbar werden (siehe unten)

Am Preisstufen-Button siehst du Badges wie E-Ticket und PDF, wenn Optionen aktiv sind. Schritt-für-Schritt im Event-Editor: Event erstellen und bearbeiten → Tickets.

Nach dem ersten Ticketverkauf sind Ticket-Optionen an der Preisstufe nur noch eingeschränkt änderbar.

E-Ticket (QR-Code)

Teilnehmer sehen in der Buchungsansicht im Ticketshop ihre Tickets und tippen auf ein Ticket, um den QR-Code zu öffnen. Der Code gilt pro Ticket und wird beim Scan am Einlass entwertet (Status „Bereits eingelöst“).

Der QR-Code erscheint nur, wenn die Buchung bestätigt ist, das Ticket aktiv ist und die Freischaltungsregeln erfüllt sind. Bei ausstehender Zahlung kann ein Platzhalter-Hinweis erscheinen, bis die Zahlung verbucht ist.

Für den Einlass nutzt dein Team den Ticket-Scanner (siehe unten) – Kamera auf den QR-Code richten, Ticket prüfen und einlösen.

PDF-Ticket

Ist PDF-Ticket aktiv, erzeugt Orbance pro Ticket ein PDF mit QR-Code und versendet es per E-Mail (Dokumentenbenachrichtigung), sobald die Freischaltung greift.

Zusätzlich können Teilnehmer das PDF in der Buchungsansicht über PDF-Ticket herunterladen speichern – wenn das PDF bereits erzeugt wurde.

Hinweise in der Buchungsansicht:

PDF wird nach Zahlung per E-Mail zugestellt – wartet auf Freischaltung
PDF wird gerade erzeugt – kurze Verzögerung nach Freischaltung

Layout und Logos des PDF-Tickets legst du unter Einstellungen → Dokumente → Ticket-PDF fest (Logo oben links, Logo in der farbigen Leiste, Schriftart). Die Leistenfarbe kommt aus der Primärfarbe der Organisation.

Wallet-Pässe

Bei freigeschaltetem E-Ticket können Teilnehmer in der QR-Ansicht Zu Apple Wallet hinzufügen und Zu Google Wallet hinzufügen wählen – neben dem QR-Code in der Buchungsansicht.

Voraussetzungen:

E-Ticket muss für die Preisstufe aktiv sein und freigeschaltet sein
Wallet muss serverseitig für die Plattform konfiguriert sein

Branding (Hintergrundfarbe, Logo) pro Provider unter Einstellungen → Dokumente → Wallet-Pässe. Ohne eigene Farbe gilt die Organisations-Primärfarbe.

Freischaltung

Gilt für E-Ticket und PDF-Ticket – alle aktiven Bedingungen müssen erfüllt sein (UND-Logik):

Erst nach Zahlung (Standard) – QR und PDF erst nach verbuchter Zahlung; bei kostenlosen Events entfällt diese Hürde
Freischalten ab Datum/Uhrzeit – optional; frühestens 7 Tage in der Zukunft und mindestens 3 Tage vor Eventbeginn wählbar; sinnvoll z. B. für Early-Bird-Sperren

Teilnehmer sehen in der Buchungsansicht passende Hinweise, z. B. wann das Ticket freigeschaltet wird oder dass die Zahlung noch aussteht.

Ticketfrontend (Buchungsansicht)

Nach der Buchung gelangen Teilnehmer zur Buchungsansicht im Ticketshop (Link aus der Bestätigungs-E-Mail oder über Kunden-Login, falls aktiv). Dort sehen sie:

Tickets – gruppiert nach Preisstufe, ggf. mit Namen pro Ticket/Person
QR-Code – per Tipp auf ein Ticket (E-Ticket); Navigation zwischen mehreren Tickets mit Pfeilen
PDF-Download – Button pro Ticket, wenn PDF aktiv und erzeugt
Wallet-Buttons – Apple Wallet und Google Wallet neben dem QR
Status – „Bereits eingelöst“ nach Scan am Einlass
Zahlungen, Rechnungen, Event-Dokumente – je nach Event und Add-ons

Shop-Branding (Farben, Logos) kommt aus den Ticketshop-Einstellungen; die Buchungs-URL hängt vom Provider-Shop ab.

Ticket-Scanner

Unter Ticket-Scanner (wichtige Links in der Seitenleiste) scannst du E-Ticket-QR-Codes am Einlass.

Nur mobil – Smartphone oder Tablet mit Kamera; auf Desktop nicht verfügbar (Ausnahme: Desktop-Testmodus per URL-Parameter)
Testmodus – prüft den Code, löst das Ticket aber nicht ein
Livemodus – Ticket wird entwertet; bei Namenserfassung ggf. Bestätigung des Namens

Nach erfolgreichem Scan erscheint Event, Buchungsnummer, Preisstufe und ggf. Teilnehmername. Bereits eingelöste Tickets werden abgewiesen.

Branding & Einstellungen

Ticket-PDF – Einstellungen → Dokumente
Wallet-Pässe – Einstellungen → Dokumente, pro Provider
Shop-Erscheinungsbild – Ticketshops (Theme, Logos)
Pro Preisstufe – Event-Editor → Tickets

Häufige Probleme

Kein QR-Code sichtbar – E-Ticket an der Preisstufe aktivieren; Zahlung und Freischaltungsdatum prüfen
PDF fehlt in E-Mail – PDF-Ticket aktivieren; Freischaltung und Dokumentenbenachrichtigung prüfen
PDF-Vorschau leer – Event speichern; Provider und Organisation in den Vorschau-Parametern
Wallet-Button fehlt – E-Ticket muss freigeschaltet sein
Scanner funktioniert nicht – mobiles Gerät, Kameraberechtigung, HTTPS; Testmodus für Probelauf
Ticket bereits eingelöst – Scan war erfolgreich; kein erneuter Einlass mit demselben Code
Freischaltung ab Datum nicht wählbar – Event muss mindestens ca. 10 Tage in der Zukunft liegen

Tickets für Teilnehmer