Orbance

Die Seiten Neue Veranstaltung und Event bearbeiten sind der zentrale Ort, an dem du ein Event vollständig konfigurierst – von Stammdaten über Termine und Preisstufen bis zu Storno-Regeln.

Beim Anlegen führst du einen geführten Wizard mit Schritt-für-Schritt-Navigation durch. Beim Bearbeiten nutzt du einen Explorer mit freier Navigation über die Seitenleiste.

Neues Event (Wizard)

Der Assistent zum Anlegen führt dich in sechs Schritten durch die Konfiguration:

Stammdaten – Event-Typ und Kategorie
Profil – Titel, Beschreibung, Banner
Shop & Buchung – Provider, Ort, Formular, Buchungsoptionen
Programm & Tickets – Termine und Preisstufen
Storno – Stornierungsbedingungen
Zusammenfassung – Kontrollübersicht und Entwurf anlegen

Oberhalb des Formulars siehst du einen Fortschrittsbalken und Schritt X von Y. In der Seitenleiste sind die Schritte nummeriert – noch nicht besuchte Schritte sind ausgegraut, bis du sie erreicht hast.

Unten findest du Abbrechen, Zurück und Weiter. Im letzten Schritt heißt die Aktion Entwurf anlegen. Nach dem Speichern wirst du zur Event-Übersicht weitergeleitet.

Fehlende Pflichtfelder in einem Schritt kannst du ergänzen oder – nach Hinweis – trotzdem weitergehen.

Event bearbeiten (Explorer)

Der Editor zum Bearbeiten ist über die Gruppe Bearbeiten in der gemeinsamen Event-Seitenleiste erreichbar. Dort wechselst du frei zwischen diesen Bereichen:

Stammdaten – Status, Typ, Kategorie
Profil – Titel, URL-Pfad, Beschreibung, Banner
Shop & Buchung – Provider, Ort, Formular, Zugang und Optionen
Programm & Tickets – Termine, Preisstufen, Kapazitäten
Storno – Rückerstattungsstaffeln

Kommunikation (Dokumente, Benachrichtigungen, E-Mail-Versand) und Chronik findest du in der Seitenleiste unter den Gruppen Kommunikation bzw. Übersicht → Chronik – siehe Event-Dashboard.

Grüne Häkchen in der Seitenleiste zeigen vollständige Bereiche; ein Ausrufezeichen markiert fehlende Pflichtfelder.

Unten: feste Leiste mit Abbrechen und Speichern. Ungespeicherte Änderungen werden beim Verlassen abgefragt.

Neu vs. Bearbeiten

URL-Pfad (Slug): beim Anlegen frei wählbar und auf Eindeutigkeit geprüft; nach dem ersten Speichern nicht mehr änderbar
Status: beim Anlegen wird das Event automatisch als Entwurf angelegt; Status änderst du später unter Stammdaten
Provider wechseln: beim Bearbeiten mit Warnung – Banner, Veranstaltungsort, Tickettypen und Formular-Abhängigkeiten können zurückgesetzt werden; nach dem ersten Ticketverkauf ist ein Wechsel nicht mehr möglich
Chronik: Audit-Log und interne Notizen nur bei gespeicherten Events (Bereich in der Event-Übersicht)
Verkaufte Tickets: viele Felder werden schreibgeschützt oder mit Mindestkapazität (siehe Einschränkungen)

Stammdaten

Status (nur Bearbeiten): Entwurf, Veröffentlicht, Abgesagt oder Abgeschlossen. Veröffentlichen erfordert vollständiges Formular und alle Pflichtfelder.

Event-Typ:

Sofortbuchung – Teilnehmer buchen direkt online; Kapazität wird automatisch geprüft
Buchung auf Anfrage – Anfrage geht ein, du bestätigst manuell

Kategorie – Pflichtfeld zur Einordnung (Seminar, Konferenz, … oder eigene Kategorie).

Profil

Titel * – Anzeigename des Events
URL-Pfad * – Teil der Shop-URL (/event/dein-pfad); beim Anlegen grün/rot markiert, wenn verfügbar/belegt
Beschreibung * – Rich-Text-Editor; erscheint im Ticketshop
Event-Banner – optional; Bild aus der Mediathek des Providers

Shop & Buchung

Pflichtfelder und Optionen für die Buchung:

Provider * – Branding, Shop-URL, Steuervorgaben, Formular-Templates
Veranstaltungsort * – physisch oder virtuell; Schnellanlage über Veranstaltungsort erstellen – Details unter Veranstaltungsorte
Formular-Template * – Buchungsablauf; muss vollständig sein (Link zum Formular-Editor)
Zielgruppe, Zugangscode, Voraussetzungen, Meeting-URL – optional
Weitere Buchungsoptionen – Direktlink, automatische Rechnung/Angebot, Light-Bestätigung

Nach Ticketverkauf ist das Formular-Template dauerhaft mit den Buchungen verknüpft und nicht mehr wechselbar.

Programm & Tickets

Termine und Preisstufen konfigurierst du in einem Bereich:

Termine – mindestens ein Termin mit Titel, Start- und Endzeit; optional Beschreibung, Referent, Track, Raum. Termine hinzufügen, duplizieren, sortieren und entfernen.

Preisstufen – mindestens eine Stufe mit:

Name * – z. B. Standard, VIP, Early Bird
Preis – Bruttopreis in Euro; 0 = kostenlos
Kapazität * – buchbare Plätze/Einheiten; nicht unter verkaufte Menge senkbar
Steuersatz – 19 %, 0 %, Kleinunternehmer oder benutzerdefiniert
Gültig für Termine – Zuordnung bei mehreren Terminen
Personen pro Einheit – z. B. 2 bei Doppelzimmer

Preisstufen hinzufügen, duplizieren, sortieren und entfernen. Auslastung und Verkaufsdaten siehst du in der Event-Übersicht → Kennzahlen.

Ticket-Typen & Pflichtkombinationen

Jeder Preisstufe ordnest du einen Ticket-Typ zu (Ticket, Übernachtung, Add-on oder eigene Typen). Typen verwaltest du unter Tickettypen.

Über Typ hinzufügen im Editor legst du provider-spezifische Typen als Schnellanlage an.

Pflicht-Tickettypen: z. B. mindestens eine Übernachtung pro Buchung, optional mit Mengenabgleich zum Referenztyp.

Tags aus dem Formular filtern, welche Preisstufen im Shop sichtbar sind.

Gemeinsamer Verfügbarkeitspool

Mehrere Preisstufen können ein gemeinsames Kontingent teilen – z. B. Standard- und VIP-Ticket aus 100 Plätzen.

Über Gemeinsamen Pool einrichten oder Pool bearbeiten in den weiteren Optionen einer Stufe:

Neuen Pool starten oder bestehendem beitreten
Zählweise: Einheiten oder Personen
Beim Beitreten kann sich die Kapazität der Stufe auf den Pool-Wert ändern – Orbance warnt dich vorher

Weitere Optionen pro Preisstufe

Button Weitere Optionen (Zahnrad) pro Preisstufe – u. a.:

Verkaufszeitraum – Start/Ende des Verkaufs (Early Bird)
Warteliste – Interessenten eintragen, wenn ausverkauft
Mindest-/Höchstmenge pro Buchung
Preisstufen-Abhängigkeiten – Kauf setzt andere Stufe voraus
Formularabhängigkeit (Tags) – Sichtbarkeit im Shop
Zugangscodes – pro Stufe mit optionaler Gültigkeit

Tickets (E-Ticket & PDF)

Button Tickets an der Preisstufe – E-Ticket, PDF-Ticket, Vorschau und Freischaltung. Ausführlich: Tickets für Teilnehmer.

Stornierungsbedingungen

Optionale Staffeln mit Rückerstattung in % und Frist (Tage/Wochen/Monate vor Eventbeginn). Ohne Staffeln sind automatische Rückerstattungen nicht definiert.

Dokumente, Benachrichtigungen, E-Mails

Im Editor (Bereich Kommunikation) und in der Event-Übersicht verwaltest du:

Event-Dokumente – PDFs zum Download für Teilnehmer
Event-Benachrichtigungen – E-Mails bei Event-Updates
E-Mail-Versand – buchungsbezogene E-Mails; Vorlagen und Planung auch unter Event-E-Mails

Zusammenfassung

Zeigt vor dem Speichern eine Kontrollübersicht: Kapazität, Maximalumsatz, Anzahl Termine und Preisstufen, Pools und Pflicht-Tickettypen.

Speichern & Veröffentlichen

Speichern validiert Pflichtfelder. Fehlende Angaben werden als Liste gemeldet; du kannst direkt zum betroffenen Bereich springen.

Nach dem Anlegen eines neuen Events landest du in der Event-Übersicht. Zum Veröffentlichen setze den Status auf Veröffentlicht (Stammdaten) und speichere.

Einschränkungen bei verkauften Tickets

Kapazität nicht unter verkaufte Menge senken
Provider und Formular-Template gesperrt
Termine und Preisstufen teilweise nur noch eingeschränkt bearbeitbar

Weitere Bereiche

In derselben Seitenleiste erreichst du außerdem:

Übersicht – Kennzahlen, Live-Statistik, Buchungen, Chronik – siehe Event-Dashboard
Kommunikation – Dokumente, Benachrichtigungen, E-Mail-Versand
Kosten – Einnahmen/Kosten (Plan Space) – siehe Kostenerfassung

Formular-Inhalt bearbeitest du unter Vorlagen → Formulare – siehe Formular-Editor.

Berechtigungen

Events erstellen und bearbeiten dürfen Nutzer mit Event-Rolle (Organisation oder Provider). Ohne Organisations-Vollzugriff siehst du nur Events und Provider deiner Zuordnung.

Billing-Optionen (Rechnung/Angebot) setzen das Billing-Add-on voraus.

Event erstellen und bearbeiten

Navigation