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Individuelle Event-E-Mails erstellst du über die E-Mail-Übersicht oder den Bereich E-Mail-Versand in der Event-Übersicht bzw. im Event-Editor – z. B. Erinnerungen, Programm-Updates oder Hinweise vor dem Termin. Du kannst sie sofort versenden, für später planen oder zunächst nur als Vorlage speichern.

Die E-Mails gehen an Teilnehmer dieses Events. Platzhalter wie Event-Titel, Termin oder Teilnehmername werden beim Versand automatisch ersetzt.

Überblick

Die Seite ist in zwei Bereiche gegliedert:

Geplante E-Mails – Vorlagen mit festem Versandzeitpunkt (oder bereits versendet)
Nicht geplante E-Mails – gespeicherte Vorlagen ohne Termin, die du später planen kannst

Jede Karte zeigt Template-Name, gerenderten Betreff, Status bzw. Sendedatum und Erstellungsdatum.

Ein Hinweis unten erinnert daran: Geplante E-Mails werden automatisch verarbeitet und an die gewählten Teilnehmer versendet. Gesendete E-Mails bleiben in der Liste gespeichert.

Geplante E-Mails

Pro geplanter E-Mail siehst du einen Status:

Geplant – Versand steht noch aus
Gesendet – E-Mail wurde versendet (keine weiteren Aktionen möglich)
Fehlgeschlagen – Versand ist fehlgeschlagen; du kannst den Eintrag löschen

Aktionen je nach Status:

Vorschau anzeigen – E-Mail mit Beispieldaten im Dialog (immer verfügbar)
Bearbeiten – nur bei Status Geplant; öffnet den Editor
Planung aufheben – nur bei Geplant; entfernt den Termin, die Vorlage bleibt unter „Nicht geplante E-Mails“
Löschen – bei Geplant oder Fehlgeschlagen

Ist noch keine E-Mail geplant, erscheint ein leerer Zustand mit Button E-Mail erstellen.

Nicht geplante E-Mails

Vorlagen ohne Versandtermin erscheinen mit Badge Nicht geplant.

Aktionen:

Vorschau anzeigen
Bearbeiten – Inhalt und Versandeinstellungen im Editor ändern
E-Mail planen – Dialog mit Datum und Uhrzeit (nur Zukunft)
Löschen – Vorlage endgültig entfernen

Neue E-Mail erstellen

Über Neue E-Mail erstellen (oben rechts oder im leeren Zustand) öffnest du den Event-E-Mail-Editor.

Beim ersten Anlegen ist eine Standardvorlage mit Event-Platzhaltern vorausgefüllt – Titel, Termin, Ort, Beschreibung und Kontakt der Organisation. Passe Name, Betreff, Beschreibung und HTML nach Bedarf an.

Nach Speichern kehrst du zur E-Mail-Liste zurück.

Editor & Vorschau

Der Editor ist in Bereiche gegliedert:

Einstellungen (links bzw. als Panel) – Template-Name, E-Mail-Betreff, Beschreibung, Versandmodus und Empfänger
HTML-Editor – Inhalt der E-Mail als HTML
Platzhalter – klickbar zum Kopieren/Einfügen (Event, Veranstaltungsort, Teilnehmer, Organisation)
Vorschau – Live-Ansicht mit echten Eventdaten und anpassbaren Vorschauwerten für Teilnehmer und Buchung

Über Vorschauwerte kannst du Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Firma, Buchungsnummer und Buchungsstatus für die Vorschau setzen – Eventdaten kommen direkt aus dem aktuellen Event.

Unten: Abbrechen (zurück zur Liste) und Speichern.

Platzhalter nutzen die Syntax {{event.title}} bzw. bedingte Blöcke {{#variable}}…{{/variable}}. Teste Änderungen immer in der Vorschau.

Versand & Empfänger

Unter E-Mail Versand wählst du beim Speichern eine von drei Optionen:

Nur speichern – Vorlage anlegen oder aktualisieren, ohne Versand. Bestehende Planung wird entfernt, falls du eine geplante E-Mail bearbeitest und auf „Nur speichern“ wechselst.
Jetzt senden – nach dem Speichern sofort versenden
Später senden – Versandzeitpunkt mit Datum und Uhrzeit festlegen (nur in der Zukunft)

Unter Empfänger filterst du, wer die E-Mail erhält:

Alle Teilnehmer
Alle mit offenen Zahlungen
Alle mit Status – Ausstehend, Bestätigt, Storniert oder Teilgenommen

Die Empfängerauswahl gilt für „Jetzt senden“ und „Später senden“.

Test-E-Mail

Im Editor kannst du über Test senden die aktuelle Vorlage an eine beliebige E-Mail-Adresse schicken – mit echten Eventdaten und deinen Vorschauwerten.

So prüfst du Layout und Platzhalter, bevor du an alle Teilnehmer sendest.

E-Mail aus der Liste planen

Für eine bereits gespeicherte, noch nicht geplante Vorlage: Kalender-Button E-Mail planen → Dialog E-Mail planen → Sendedatum und -zeit wählen → E-Mail planen.

Die Vorlage erscheint danach unter Geplante E-Mails.

Unterschied zu System-E-Mails

Event-E-Mails in diesem Bereich sind frei gestaltbare Massen-E-Mails pro Event – nicht zu verwechseln mit:

System-E-Mails unter Vorlagen → E-Mails – automatische Mails wie Buchungsbestätigung oder Storno (siehe E-Mail-Vorlagen)
Event-Benachrichtigungen und buchungsbezogene Einstellungen im Event-Editor

SMTP und Versand

Diese Seite betrifft den Inhalt und die Planung der Event-E-Mails. SMTP-Server, Absender und Versandeinstellungen konfigurierst du unter Einstellungen → E-Mails – siehe E-Mails (SMTP).

Berechtigungen

Der Bereich ist für Nutzer mit Event-Zugriff sichtbar – analog zu anderen Event-Bereichen. Ohne Organisations-Vollzugriff nur für Events deiner zugewiesenen Provider.

Details zu Rollen findest du unter Rollen und Zugriffe.

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