Orbance

Event-Vorlagen speichern die wiederkehrende Konfiguration eines Events – Event-Typ, Shop-Einstellungen, Programmstruktur, Preisstufen und Storno-Regeln – ohne konkrete Termine oder Shop-URL.

So legst du ähnliche Veranstaltungen schneller an, statt jedes Mal von vorn zu konfigurieren. Details zum Wizard findest du unter Event erstellen und bearbeiten.

Was sind Event-Vorlagen?

Eine Event-Vorlage ist ein wiederverwendbarer Blueprint für neue Events. Sie enthält dieselben Konfigurationsbereiche wie der Event-Wizard – nur ohne event-spezifische Angaben wie Status, URL-Pfad oder feste Terminzeiten.

Typische Anwendungsfälle:

Standard-Seminare mit gleicher Preisstruktur und gleichem Formular
Wiederkehrende Konferenzformate mit mehreren Programmpunkten und Tickettypen
Interne Event-Bausteine, die verschiedene Kolleginnen und Kollegen nutzen

Vorlagen gelten pro Organisation. Beim Anlegen eines Events aus einer Vorlage werden Steuersätze sowie Rechnungs- und Angebotsautomatik frisch aus den Organisationseinstellungen übernommen.

Vorlagen-Übersicht

Die Tabelle listet alle Event-Vorlagen deiner Organisation. Spalten:

Name – Klick auf den Namen öffnet den Editor; darunter optional die Beschreibung
Provider – zugeordneter Provider oder „Alle Provider“
Erstellt / Aktualisiert – sortierbar
Aktionen – siehe unten

Über die Suchleiste filterst du live nach Name. Unten steuert die Paginierung die Zeilenanzahl pro Seite.

Ist noch keine Vorlage vorhanden, erscheint ein Hinweis mit Button Erste Vorlage anlegen.

Pro Zeile findest du:

Event erstellen – startet den Event-Wizard mit vorausgefüllter Konfiguration
Aktionsmenü (⋮) – Bearbeiten, Umbenennen, Duplizieren, Löschen

Neue Vorlage anlegen

In der Übersicht klickst du auf Neue Vorlage. Oben im Formular trägst du ein:

Vorlagenname * – z. B. „Tagesseminar Standard“
Beschreibung – optional, wofür die Vorlage gedacht ist

Darunter konfigurierst du die Vorlage in denselben Schritten wie beim Anlegen eines Events:

Stammdaten – Event-Typ und Kategorie (ohne Status)
Profil – Beschreibung und Banner (ohne Titel und URL-Pfad)
Shop & Buchung – Provider, Ort, Formular, Buchungsoptionen
Programm & Tickets – Programmpunkte und Preisstufen (Termine ohne feste Start-/Endzeit)
Storno – Stornierungsbedingungen
Zusammenfassung – Kontrollübersicht und Speichern

Ein Hinweistext erinnert daran, dass Termine und URL-Pfad erst beim Erstellen eines Events festgelegt werden.

Nach dem Speichern kehrst du zur Vorlagen-Übersicht zurück.

Vorlage bearbeiten

Öffne eine Vorlage über einen Klick auf den Namen in der Tabelle oder über Bearbeiten im Aktionsmenü.

Der Editor entspricht dem Wizard zum Anlegen – du wechselst frei zwischen den Schritten in der Seitenleiste. Name und Beschreibung der Vorlage bearbeitest du oben im Formular.

Unten findest du Abbrechen (zurück zur Übersicht), Zurück, Weiter und auf der Zusammenfassung den Speichern-Button. Ungespeicherte Änderungen werden beim Verlassen abgefragt.

Aus bestehendem Event speichern

Hast du ein Event bereits vollständig konfiguriert, kannst du es als Vorlage sichern – ohne alles erneut einzutippen.

So geht's:

Öffne die Event-Übersicht des Events
Wechsle in der Seitenleiste zur Gruppe Aktionen
Klicke auf Als Vorlage speichern
Trage Vorlagenname und optional Beschreibung ein
Bestätige mit Speichern

Die gleiche Aktion findest du auch im Aktionsmenü (⋮) der Event-Liste.

Orbance übernimmt die Event-Struktur (Stammdaten, Programm, Preisstufen, Storno usw.), lässt aber Termine, URL-Pfad, Status sowie Rechnungs- und Angebotsautomatik weg – diese setzt du beim Anlegen des neuen Events neu.

Vorlage beim Event-Anlegen nutzen

Es gibt drei Wege, eine Vorlage in den Event-Wizard zu laden:

1. Aus der Vorlagen-Übersicht

Klicke in der Tabelle auf Event erstellen. Der Assistent unter Neue Veranstaltung öffnet sich mit vorausgefüllten Feldern.

2. Beim Wizard starten

Öffne Events → Neues Event. In der Seitenleiste des Wizards findest du Vorlage einspielen. Wähle im Dialog eine Vorlage und bestätige mit Einspielen.

Hast du bereits Eingaben gemacht, warnt Orbance, dass bestehende Felder überschrieben werden.

3. Direktlink mit Vorlagen-ID

Die Übersicht verlinkt intern auf /events/new?template=… – du kannst diesen Link auch bookmarken oder teilen.

Nach dem Einspielen ergänzt du die fehlenden Pflichtfelder – insbesondere Titel, URL-Pfad und Termine mit Start- und Endzeit – und legst das Event wie gewohnt als Entwurf an. Siehe Speichern & Veröffentlichen.

Was wird gespeichert – und was nicht?

In der Vorlage enthalten:

Event-Typ, Kategorie, Beschreibung, Banner
Provider, Veranstaltungsort, Formular-Template, Zugangs- und Buchungsoptionen
Programmpunkte (Titel, Beschreibung, Referent, Raum, Track, Kapazität – ohne Terminzeiten)
Preisstufen inkl. Kapazität, Verknüpfungen, Tickettypen, Verfügbarkeitspools und erweiterte Optionen (ohne Steuersatz)
Stornierungsstaffeln

Nicht in der Vorlage enthalten (wird beim Anlegen frisch gesetzt):

Termine – Start- und Endzeit der Programmpunkte
URL-Pfad (Slug) und Titel des konkreten Events
Status (Entwurf, Veröffentlicht, …)
Steuersätze pro Preisstufe – aus Organisationseinstellungen
Automatische Rechnung/Angebot – aus Organisationseinstellungen

Referenzen auf Provider, Orte, Formulare oder Tickettypen, die beim Einspielen nicht mehr existieren, werden still entfernt – prüfe deshalb nach dem Einspielen die Konfiguration.

Umbenennen, Duplizieren, Löschen

Alle Verwaltungsaktionen erreichst du über das Aktionsmenü (⋮) in der Vorlagen-Übersicht:

Umbenennen – Name und Beschreibung anpassen, ohne den Inhalt zu öffnen
Duplizieren – Kopie mit Zusatz „(Kopie)“ im Namen; ideal als Ausgangspunkt für Varianten
Löschen – endgültig entfernen; bestehende Events, die daraus entstanden sind, bleiben unverändert

Berechtigungen

Event-Vorlagen sind für Nutzer mit Event-Rolle sichtbar – analog zu Formular-Vorlagen unter Events → Formulare.

Du brauchst mindestens eine der Rollen Admin, Events oder Superadmin (Organisation oder Provider). Ohne passende Berechtigung fehlt der Menüpunkt Event-Vorlagen in der Seitenleiste.

Details zu Rollen findest du unter Rollen und Zugriffe.

Tipps

Benenne Vorlagen eindeutig und nutze die Beschreibung für Kontext (z. B. Zielgruppe oder Provider)
Lege eine Vorlage pro Standardformat an und dupliziere sie für Abwandlungen
Nutze Als Vorlage speichern am fertig konfigurierten Event – das spart am meisten Zeit
Nach dem Einspielen immer Termine, Titel und URL-Pfad prüfen, bevor du veröffentlichst
Kommunikation (E-Mails, Benachrichtigungen, Dokumente) konfigurierst du weiterhin pro Event – siehe Event-E-Mails und Event-Dashboard → Kommunikation

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