Orbance

Unter Dokumente → Zertifikate erstellst du Teilnahmebescheinigungen als PDF – mit Vorlage, Veranstaltungsdaten und Teilnehmernamen.

Orbance empfiehlt, Zertifikate direkt aus einer Buchung zu erzeugen, weil dort alle Teilnehmerdaten bereits hinterlegt sind. Der manuelle Generator eignet sich für externe Teilnehmer oder Nachträge ohne Buchung.

Voraussetzungen

Zertifikate sind Teil des Orbance Billing Add-ons. Ohne aktives Add-on erscheint ein Hinweis zur Buchung unter Abrechnung und Abos.

Du brauchst mindestens einen Provider und mindestens eine aktive Zertifikatsvorlage für diesen Provider. Standard-Vorlagen legst du unter Einstellungen → Dokumente fest.

Für Zertifikate aus Buchungen sollten Ticket-Inhaber-Namen erfasst sein – entweder über Namenserfassung am Event bzw. an Preisstufen oder über die Buchungsdaten.

Tabs: Übersicht, Erstellen, Vorlagen

Erstellen ist der Generator für freistehende Zertifikate ohne Buchungsbezug. Übersicht listet alle Zertifikate mit Suche, Filter und Download. Unter Vorlagen legst du Layout, Texte, Logo und Design fest.

Zertifikate aus Buchungen

Der empfohlene Weg: Zertifikate beim Statuswechsel auf Teilgenommen erzeugen.

Einzelne Buchung – in den Buchungsdetails den Status ändern. Wählst du Teilgenommen, kannst du Zertifikat für Teilnehmer erstellen aktivieren:

Zertifikatsvorlage wählen oder Standardtemplate nutzen
Optional Veranstaltungsname, Veranstaltungsdatum und zusätzliche Notizen anpassen
Beim Speichern erstellt Orbance das PDF und versendet es per E-Mail an den Teilnehmer

Mehrere Buchungen – in der Buchungsübersicht im Auswahlmodus den Status für mehrere Einträge gleichzeitig auf Teilgenommen setzen und Zertifikate erstellen und versenden aktivieren. Details zur Buchungsübersicht findest du unter Buchungen verwalten.

Event-Name und -Datum werden aus der Buchung übernommen; du kannst sie im Dialog noch anpassen.

Zertifikat erstellen

Der Tab Erstellen (Zertifikat-Generator) gliedert sich in drei Bereiche:

1. Template auswählen

Provider wählen – steuert, welche Vorlagen sichtbar sind
Zertifikats-Template aus der Liste – nur aktive Vorlagen für den gewählten Provider

Ohne Vorlage erscheint der Hinweis, zuerst eine Vorlage anzulegen.

2. Veranstaltungsdetails

Veranstaltungsname – Pflichtfeld
Veranstaltungsdatum – optional
Zusätzliche Notizen – optionaler Text auf dem Zertifikat

Über Event auswählen kannst du Name und Datum aus einem bestehenden Event übernehmen – bei mehrtägigen Events optional mit Veranstaltungstag. Der Provider wird dabei automatisch gesetzt.

3. Teilnehmer hinzufügen

Trage pro Person Name und E-Mail ein und klicke auf Teilnehmer hinzufügen. Du kannst mehrere Teilnehmer erfassen; doppelte E-Mail-Adressen werden abgelehnt.

Mit Zertifikate generieren erstellt Orbance für jeden Teilnehmer ein PDF mit eindeutiger Zertifikatsnummer. Die Dateien werden automatisch heruntergeladen. Anschließend erscheinen die Zertifikate in der Übersicht.

Im Generator werden keine E-Mails versendet – dafür nutze den Weg über die Buchung.

Zertifikatsübersicht

Tab Übersicht zeigt alle Zertifikate der Organisation. Oben siehst du Kennzahlen:

Zertifikate gesamt
Ausgestellt
Entwürfe

Die Tabelle enthält u. a.:

Zertifikatsnummer und Prüfcode
Teilnehmer (Name, E-Mail)
Veranstaltung und Veranstaltungsdatum
Status – Ausgestellt, Entwurf oder Widerrufen
Erstellt – Zeitpunkt der Erstellung

Spaltenüberschriften sind sortierbar. Die Suche durchsucht Teilnehmername, Zertifikatsnummer, E-Mail und Veranstaltung.

Filter – nach Provider, Erstellungsdatum (von/bis), Eventdatum (von/bis) und Teilnehmer. Mit Filter zurücksetzen hebst du alle Filter auf.

Über das Aktionsmenü (⋮) pro Zeile:

Anzeigen – PDF im Browser (Popups müssen erlaubt sein)
Herunterladen – PDF speichern

Ohne Treffer kannst du direkt zum Tab Erstellen wechseln.

Zertifikatsvorlagen

Tab Vorlagen verwaltet das Erscheinungsbild deiner Zertifikate. Mit Neue Vorlage legst du ein Template an; bestehende bearbeitest du über das Aktionsmenü.

Die Vorlagenliste zeigt Name, Zertifikatstitel, Status, Provider und letzte Änderung. Markierungen:

Standard – Standard-Vorlage für den Provider
Inaktiv – archivierte Vorlage, nicht mehr für neue Zertifikate wählbar

Über Filter grenzt du nach Provider ein oder blendest inaktive Vorlagen ein. Vorlagen kannst du archivieren (deaktivieren) oder wieder aktivieren – sie werden nicht gelöscht.

Beim Anlegen oder Bearbeiten durchläufst du vier Bereiche:

Grundlagen – Template-Name, Organisationsname, optional Standard-Veranstaltungsname, Logo aus der Mediathek
Inhalt – Zertifikatstitel, Untertitel, Kopf-, Haupt- und Fußtext, Unterschriftsname und -titel
Design – Hintergrundfarbe, Textfarbe, Rahmenstil (klassisch, modern, ornamental, minimal, elegant)
Vorschau – Darstellung mit Beispieldaten

Standard-Vorlagen pro Provider setzt du zusätzlich unter Einstellungen → Dokumente.

Platzhalter & Design

Im Haupttext der Vorlage kannst du Platzhalter verwenden, die Orbance beim Generieren ersetzt:

{participant_name} – Name des Teilnehmers
{event_name} – Veranstaltungsname aus der Erstellung bzw. Buchung

Beispiel-Haupttext: „Hiermit wird bescheinigt, dass {participant_name} erfolgreich an {event_name} teilgenommen hat.“

Das Logo wählst du aus der Mediathek der Organisation. Farben und Rahmenstil passen das Zertifikat an dein Corporate Design an.

Berechtigungen

Zertifikate erstellen und verwalten dürfen Organisations-Administratoren, Superadministratoren und Nutzer mit der Rolle Dokumente/Buchhaltung (docs). Der Zugang setzt das aktive Billing-Add-on voraus.

Zertifikate aus Buchungen erzeugen können zusätzlich Nutzer mit Teilnehmerverwaltung (attendees), sofern sie Buchungen bearbeiten dürfen – siehe Rollen und Zugriffe.

Häufige Probleme

Modul nicht verfügbar – Orbance Billing unter Einstellungen → Abrechnung aktivieren
Keine Vorlage wählbar – Zertifikatsvorlage für den Provider anlegen oder archivierte Vorlage reaktivieren
Generator ohne E-Mail-Versand – für automatischen Versand Zertifikat über Buchungsdetails bei Status Teilgenommen erzeugen
PDF-Anzeige blockiert – Popups im Browser für diese Website erlauben
Falscher Name auf dem Zertifikat – Ticket-Inhaber-Namen in der Buchung prüfen; bei manueller Erfassung Namen vor dem Generieren kontrollieren
Standardtemplate fehlt – unter Einstellungen → Dokumente Standard-Zertifikatsvorlage pro Provider setzen
Kein Zugriff – Rolle docs oder Admin erforderlich; Teammitglied einladen lassen

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